Varmuuskopioi menneisyytesi, jotta tulevaisuudella olisi historia

Kuinka moni teistä ottaa säännöllisesti ja riittävän usein varmuuskopiot tietokoneensa kiintolevylle tallennetuista tärkeistä tiedostoista? Veikkaan että aika harva, ainakin siihen saakka kunnes on saanut itse menettää jotain oikeasti tärkeää koneensa rikkoutumisen takia. Onhan toki mahdollista palauttaa tietoja rikkoontuneelta levyltä, mutta se on erikoistyötä ja erikoishinnoilla.

Varmuuskopionti kannattaa. CD- ja DVD-levyt ovat yleensä halvempia kuin tietojen palautus rikkinäiseltä kiintolevyltä tai jos vaikka olet itse vahingossa poistanut tiedostoja ja huomaatkin sen vasta pitkän ajan kuluttua, kun tiedostoja ei voi enää kiintolevyltä löytää. Kaikki tärkeät tiedostot kannattaa varmuuskopioida periaatteessa aina kun niitä muuttaa, mutta tämä on jo ehkä hieman turhankin työlästä. Itse kopioin normaalitärkeyden tiedostot viikoittain ja vain erittäin tärkeät jokaisen muutoskerran jälkeen. Tietysti tähän vaikuttaa myös se kuinka suuria muutoksia on tullut tehtyä. Jos tiedostot varmuuskopio tiedosto kerrallaan, niin ei tietenkään ole järkeä kopioida muuttumattomia tiedostoja.

Varmuuskopioiden ja muiden CD- ja DVD-levyjen käytössä on kuitenkin ongelmia, jos niitä pitää säilyttää pitkiä aikoja. Ns. kotipolttoiset levyt tuhoutuvat kohtuullisen helposti ja ei niiden oikeaoppinen säilyttäminenkään kestävyyttä kovin paljoa paranna. Vaikka levy itsessään kestäisi niin miten voisimme nyt olla varmoja siitä, että me tai meidän jälkipolvemme voimme lukea niiden sisältävä informaatiota tulevaisuudessa. Vastaus on varsin pessimistinen: Emme mitenkään. Pitkittäissäilytyksessä ainoa mahdollinen ratkaisu on huoltaa arkistoituja levyjä säännöllisesti eli ensinnä tehdä niistä uudet kopiot määrä välein (jotta levyjen luettavuus säilyisi) ja muuttaa tiedostojen formaattia tarpeen tullen (suosimalla avoimia formaatteja).

Toistaiseksi ainakin olen varsin skeptinen tietojen arkistoimiseen digitaalisessa muodossa CD:lle tai muistitikuille tai muille sellaisille. Minä suosisin ainakin vielä jonkin aikaa happovapaata paperia tiedotojen tallennukseen. Jos tiedot tulostaa happovapaalle paperille käyttämällä OCR-kirjasinta on todennäköistä, että tiedot saadaan kohtuullisen vähällä vaivalla siirrettyä tarvittaessa digitaaliseen muotoon tulevaisuudessa.

Valokuvia ei kuitenkaan kannata alkaa tulostamaan paperille, sillä ne saattavat säilyä tai sitten olla säilymättä, mutta niitäkään en välttämättä säilyttäisi pelkästään digitaalisessa muodossa. Teettäisin säilytettävistä valokuvista klassiset valokuvat, onnistuu helposti esimerkiksi ifolorin kautta ja nämä kuvat kun säilyttää valolta suojattuna tasaisissa olosuhteissa niin eivätköhän ne säily kohtuullisesta. Valokuvissa on vain se ongelma, että niiden kokoelmaa pitää uudistaa määrä vuosin, koska ainakin nykyisien kuvien värit muuttuvat säilytyksen myötä. Muistakaa myös, etteivät valokuvat ole minkään arvoisia, jos niissä ei ole taustatietoja olemassa. Niinpä kuvat kannattaa luetteloida (luettelointi numero kuvan kääntöpuolelle) ja erilliseen (happovapaalle) paperille tehtyyn luetteloon ainakin seuraavat tiedot (jos mahdollista) kuvista:

  • Jos kuva liittyy johonkin teemaan tai muuhun niin otsikko
      • Hyvä ajatus on myöskin laittaa otsikon perään numero merkintä siitä monesko kuva ko. teemasta tämä on. Esim. (5/10)
      • hyviä otsikoita ovat esimerkiksi ”Joulu 2008" tai "XXX:n 50-vuotispäivät"
      • huono otsikko: "Joulu"
  • Kuvauksen kohde eli mitä/ketä kuva esittää
  • Kuvaus aika mahdollisiman tarkkaan
  • Kuvauspaikka (tyyliin: Suomi, Keski-Suomi, Jyväskylä, Yliopisto, Kemian laitos, KEM1-luentosali). Tämä voi tuntua tyhmältä, mutta välttämättä kaikki jälkipolvet eivät osaa/pysty tekemään johtopäätöksiä vähemmästä informaatiosta
  • Kuvaaja ja kuvaajan suhde tapahtumaan
      • siis esimerkiksi onko kyseessä palkattu kuvaaja tai muuta
  • Jos kuvalla on jokin erikoistarkoitus ollut alunperin (esim. lehtikuva), niin maininta siitä

Huom! Näitä ei tule kirjoittaa kuvan taakse, koska se teettäisi ylimääräistä työtä aina uudistettaessa kuvia.

Lisätietoja arkistokelpoisista (eli siis kestävistä) materiaalaista ja menetelmistä löytyy Arkistolaitoksen vuosittain päivitettävästä päätöksestä.

Mainokset

Tietoja Riku Korvenpää

Truth seeker and thinker, tired one.
Kategoria(t): Historia, Tietotekniikka Avainsana(t): , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s