Hyvä kirje 2.0

Hieman yllättäen yksi Reunahuomautuksen suosituimmista kirjoituksista on kirjeen kirjoittamista koskeva postaukseni vuodelta 2009. Olen sen kirjoittamisen jälkeen saanut jonkin verran palautetta lähinnä esitykseni ulkomuodosta ja siksi olen päätynyt kirjoittamaan sen nyt uusiksi. Kirjeen mallia olen myös hieman hionut, mutta periaatteessa se on kuitenkin säilynyt samana (koska perusmalli on enemmän tai vähemmän standardi).

JOHDATUSTA: Miksi kirjeen ulkonäöllä on merkitystä?

Hyvän ja tyylikkään kirjeen kirjoittaminen ei ole vaikeaa, ainakaan ulkonäköseikkojen osalta – käsiala nyt on kullakin mitä on, mutta sitäkin voi harjaannuttaa. Itse asiassa hyvän kirjeen laatimisesta tulee sekä sisällön että ulkoasun osalta sitä helpompaa mitä useammin joutuu kirjeitä kirjoittamaan. Hyvin muotoiltu ja harkittu kirje kertoo paljon lähettäjästään ja siitä millä tavalla hän suhtautuu käsillä olevaan asiaan tai vastaanottajaan.

Ulkonäön lisäksi pitäisi hyvän kirjeen kohdalla puhua myös sisällöstä ja sen rakenteesta, mutta se on paljon monimutkaisempi ja hmm hienosävyisempi aihe, joten teen siitä ehkä joskus oman postauksen. Saa nähdä milloin.

Tässä merkinnässä esittelen sekä oman tulkintani virallisesta vapaamuotoisesta kirjeestä että oman henkilökohtaisiin kirjeisiin käyttämäni formaatin.

KIRJEKUORIMERKINNÄT

Kirjekuorimerkintöjen luulisi olevan yksi maailman yksinkertaisimmista asioista, mutta nähtävästi se ei sitä kuitenkaan ole, sillä jos jonkinmoista sähellystä on tullut nähtyä ja välillä olen ihmetellyt, että posti on ylipäätään saanut sellaisen toimitettua perille.

Kaikessa lyhykäisyydessään kotimaan kirjeeseen merkitään kuoren etupuolelle vasempaan yläkulmaan lähettäjän nimi ja täydellinen osoite ja keskiviivan oikealle puolelle puoliväliin vastaanottajan nimi ja täydellinen osoite. Kuoren etupuolen oikeaan yläkulmaan kiinnitetään riviin postimerkit (minun mielestäni arvojärjestyksessä, siten että arvokkain on kulmassa) ja postimerkkirivin vasemmalle puolelle kiinnitetään luokkamerkki (vain ensimmäisessä luokassa). Mikäli luokkamerkille ei jää tilaa, niin sitten vastaanottajan osoitteen ja postimerkkien väliin. Viralliset postin ohjeet koskien kaikkia erilaisia osoitemerkintöjä ja lähetysasiakirjoja löytyvät postin sivuilta osoitteesta http://www.posti.fi/hinnatjaohjeet/osoitejakuorimerkinnat/ .

VAPAAMUOTOINEN VIRALLINEN KIRJE

Virallisen kirjeen asemointimalli

Virallisen kirjeen eri elementtien paikat. Kuva aukeaa klikkaamalla isompana Flick-palvelussa.

Kun puhutaan vapaamuotoisesta kirjeestä tai hakemuksesta, ei tarkoiteta, että kirjoittaja kirjoittaisi sekalaista sekasotkua miten sattuu, vaan silloin noudatetaan mahdollisimman hyvin hyvän kirjeen perusmallia. Alla esittelen teille oman näkemykseni hyvän kirjeen perusmallista. Joku voisi kysyä, että missä se vapaamuotoisuus piilee. Vapaamuotoisuus piilee siinä, ettei ole varsinaista lomaketta (vrt. KELA:n lomakkeet, jotka ovat ”hyvä” esimerkki määrämuotoisesta hakemuskirjeestä). Vapaamuotoisen kirjeen etuna on, että lähettäjä voi aina kertoa kaikki itse oleelliseksi katsomansa asiat siinä muodossa, kuin hän parhaimmaksi katsoo. Kirjeen oikea muotoilu on erittäin tärkeää; se nopeuttaa käsittelyä kaikissa vaiheissa ja kirjeeseen on helppo tehdä arkistointi ja siirto merkinnät, mikäli ne ovat tarpeen.

Lähettäjän tiedot (lähettäjän nimi, lähiosoite, postiosoite) mahdollisine lisäriveineen merkitään kirjeen etusivulle vasempaan yläkulmaan. Lähettäjän nimen kanssa samalle riville arkin keskiviivan oikealle puolelle merkitään tummennettuna isoin kirjaimin kirjeen yleisotsikko (esim. VALITUS, TIEDOTE, yms.). Samaan kohtaan yleisotsikon kanssa kirjoitetaan postiosoitteen riville kirjeen päivämäärä muodossa p.k.vvvv (esim. 25.6.2013). Huomaa. Etunollia ei yleensä käytetä päivämäärässä.

Vastaanottajan tiedot (vastaanottajan nimi, lähiosoite, postiosoite) mahdollisine lisäriveineen merkitään kirjeen etusivulle vasempaan reunaan pari riviä lähettäjän tietojen alapuolelle.

Tarkempi asiaotsikko (esim. TIEDOTE: Uudet lajitteluohjeet kierrätysjätteille) merkitään tummennettuna pari riviä lähettäjän tietojen alapuolelle sarkaimen verran sisennettynä.

Kirjeen varsinainen sisältö kirjoitetaan asiaotsikon alle samalla tavalla sisennettynä. Kaikki kaikki kappaleet, lukuun ottamatta ensimmäistä, alkavat vielä yhdellä ylimääräisellä sisennyksellä.

Sisällön jälkeen tulee allekirjoitusosa. Muutama rivi tyhjää ja sitten arkin keskelle (ei keskitettynä, vaan tabulaattorilla siirrettynä) merkitään allekirjoituspaikka ja -aika (esim. Jyväskylässä 25.6.2013). Päivämäärän alle jätetään pari riviä käsin kirjoitettavaa allekirjoitusta varten. Allekirjoitustilan alle kirjoitetaan nimenselvennys, mahdollinen titteli, puhelinnumero(t) ja sähköpostiosoite – kaikki alkamaan omalla rivillään samasta sarkaimesta allekirjoituspaikan kanssa.

Mikäli kirje lähetetään useammalle vastaanottajalle, on hyvä laittaa allekirjoitusosan jälkeen luettelo kirjeen kaikista vastaanottajista (myös ko. vastaanottaja voidaan mainita) JAKELU-otsikon alle – jokaisen vastaanottajan nimi merkitään omalle rivilleen, mutta osoitteita ei merkitä.

Jos kirje sisältää liitteitä, ne merkitään mahdollisen JAKELU-osan jälkeen luetteloksi otsikolla LIITTEET. Jokainen liite saa oman tunnuskirjaimensa (merkitään ko. Liitteen etusivun yläreunaan tyyliin ”LIITE A”) ja liitteet merkitään kukin omalle rivilleen tyyliin LIITE A: Kaaviokuva lajittelusta.

HENKILÖKOHTAINEN KIRJE

Henkilökohtaisen kirjeen asemointi

Henkilökohtaisen kirjeen elementtien sijainnit. Kuva aukeaa klikkaamalla suurempana Flickr-palvelussa.

Jos kirje on henkilökohtainen, on kirjeen muoto todella vapaa ja persoonallisuus on vain hyvästä, kunhan vastaanottaja pystyy sisäistämään kirjeen sisällön. Ei siis ole olemassa yhtä tapaa tai standardia kirjoittaa henkilökohtaisia kirjeitä. Oma tapani, jonka tässä aion esitellä on hyvin pelkistetty ja yksinkertainen.

Pyrin aina käyttämään kirjeissä Elcon James -tuotesarjan Velin-kirjepaperia ja sen mukana tulevaa noin sentin viivoituksella (ei ole minulla nyt tarkastettavissa) varustettua sapluuna-arkkia. Arkissa ei ole marginaaliviivoja valmiiksi, mutta olen piirtänyt siihen yhden tuuman marginaalit sekä oikealle että vasemmalle – ylä- ja alamarginaaleja en käytä.

Oikeaan yläkulmaan kirjoitan päivämäärä sapluunaviivan yläpuolelle ja sen alapuolelle samaan sapluunaviivaan kiinni kirjoituspaikan (esim. Keljonkangas, Jyväskylä tai Jyväskylä). Tämän jälkeen seuraavalle sapluunaviivalle kirjoitan tervehdyksen alkaen vasemmasta marginaaliviivasta. Tervehdyssanojen jälkeen tervehdys jatkuu ensimmäisessä kappaleessa (ilman sisennystä). Ensimmäinen kappale sisältää vain tervehdyksen.

Jokainen leipätekstikappale alkaa noin puolen tuuman sisennyksellä vasemmasta marginaalista ja muut sen rivit alkavat luonnollisesti marginaaliviivasta. Käytän kirjoittamiseen kaikkia sapluuna-arkin viivoja. Jos tila loppuu kesken sanan sivun viimeisellä rivillä, niin kirjoitan sanan loppuosan sapluunaviivan alle sivun oikean marginaalin viereen.

Leipätekstin jälkeen tulee tässäkin kirjetyypissä allekirjoitusosa, joka voi sisältää hyvinkin vapaamuotoista sisältöä. Tärkeintä on, että tämä osa löytyy kirjeen lopusta. Allekirjoitusosan teen yleensä sivun leveyden keskivaiheille ja välittämättä rivinväleistä. Tässä persoonallisuus näkyy enemmän kuin muussa kirjeen tyylissä. Perinteisesti allekirjoitus osaan on tapana kirjoittaa jotain tyyliin ”Kunnioittaen Sinun”, ”Paranemista toivottaen” tms. Tämän jälkeen tulee luonnollisesti allekirjoitus, jonka muoto riippuu täysin kirjoittajan ja vastaanottajan välisestä suhteesta.

Allekirjoitusosan jälkeen merkitsen yleensä osoitteen allekirjoituksen oikealle puolelle, hieman allekirjoituksen alapuolelle. Kirjoitan sen täydellisenä, sisältäen oman nimeni.

Kirjeen loppuun on mahdollista lisätä perinteisiä Post Scriptum eli PS -lauseita eli jälkikirjoitus. Pitää muistaa, että PS-lauseen loppuun ei saa koskaan kirjoittaa omaa nimeään, mikäli on itse kirjoittanut varsinaisen kirjeen. Allekirjoituksena käytetään latinan sanaa Idem. Mikäli jälkikirjoituksen on kirjoittanut joku muu, kuin kirjeen alkuperäinen kirjoittaja, niin silloin jälkikirjoitus allekirjoitetaan nimellä.

Post Scriptum: Hyvä kirje on aina  ehdottomasti kirjoittamisen ja lukemisen väärtti. Jollet halua kirjoittaa hyvää kirjettä, älä kirjoita lainkaan.

Idem

Mainokset

Tietoja Riku Korvenpää

Truth seeker and thinker, tired one.
Kategoria(t): Kulttuuri, Media Avainsana(t): , , , , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s